Openbare herroepingspagina in de shop
De module biedt een eigen herroepingspagina via de Content Manager. Klanten kunnen hun herroeping rechtstreeks online verklaren – zonder onnodige omwegen, aparte formulierafhandeling of ingewikkelde communicatie met support.
Optioneel inschakelbare bevestigingspagina
Vóór het definitief indienen kan optioneel een extra bevestigingspagina worden getoond waarop alle gegevens nogmaals worden gecontroleerd. Zo kan de herroepingsprocedure afhankelijk van het shopconcept bijzonder eenvoudig of juist extra gecontroleerd worden ingericht.
Vrij instelbare verplichte velden
Welke gegevens in het formulier verplicht zijn, kan flexibel in de module worden ingesteld. Daardoor kan het proces aan de eigen shopwerkwijze worden aangepast zonder de broncode te wijzigen.
Het e-mailadres is altijd verplicht. Andere gegevens, zoals bestelnummer, voornaam, achternaam of bericht, kunnen afhankelijk van het gewenste proces als aanvullende verplichte velden worden ingesteld.
Koppeling aan bestellingen voor klantaccounts en gastbestellingen
Via bestelgegevens kan de herroeping automatisch aan een bestelling worden gekoppeld. Daardoor kunnen bestelgegevens en aanwezige posities in het dossier worden overgenomen en intern correct verder worden verwerkt.
Koppeling via bestelnummer of factuurnummer
Automatische herkenning kan niet alleen via het bestelnummer, maar – indien aanwezig in de shop – ook via het factuurnummer plaatsvinden. Daardoor wordt de koppeling flexibeler en praktischer, vooral wanneer klanten eerder met factuurnummers dan met bestelnummers werken.
Dubbelzinnige referenties worden daarbij bewust niet risicovol automatisch gekoppeld. Als een gegeven aan meerdere bestellingen kan worden gekoppeld, wordt het dossier in plaats daarvan neutraal opgeslagen en gemarkeerd voor handmatige controle.
Herroeping ook zonder automatische koppeling aan een bestelling
De module kan herroepingen ook aannemen wanneer geen automatische koppeling aan een bestelling mogelijk is. Het dossier wordt in dat geval niet afgewezen, maar opgeslagen en passend gemarkeerd voor interne verwerking.
Daardoor blijft elektronische herroeping ook praktisch bruikbaar bij een ontbrekend bestelnummer, afwijkende gegevens of niet eenduidig herkenbare bestelgegevens.
Volledige of gedeeltelijke herroeping
Afhankelijk van de configuratie kunnen volledige bestellingen of alleen afzonderlijke posities worden herroepen. Bij gedeeltelijke herroeping kunnen betreffende artikelen gericht worden geselecteerd en – indien voorzien – ook aantallen worden opgegeven. Reeds vastgelegde herroepingsaantallen kunnen daarbij worden meegenomen.
Gedeeltelijke herroeping ook zonder automatische koppeling
Als gedeeltelijke herroepingen in de module zijn ingeschakeld, kunnen deze ook worden vastgelegd wanneer geen bestelling automatisch is herkend. In dat geval beschrijft de klant de betreffende artikelen rechtstreeks in het formulier, zodat het dossier voldoende duidelijk intern kan worden gecontroleerd en verwerkt.
Zo blijft gedeeltelijke herroeping niet beperkt tot automatisch herkende bestellingen, maar kan deze ook in praktisch moeilijkere gevallen zorgvuldig worden gedocumenteerd.
Optioneel alleen volledige herroeping mogelijk
Als in je shop geen gedeeltelijke herroeping moet worden aangeboden, kan de werkwijze overeenkomstig worden vereenvoudigd. In dat geval blijft het proces duidelijk gericht op de volledige herroeping van een bestelling.
Automatische ontvangstbevestiging
Na het indienen ontvangt de klant automatisch een ontvangstbevestiging per e-mail. Dat past niet alleen organisatorisch uitstekend in professionele shopprocessen, maar sluit ook aan op de wettelijke verplichting om de ontvangst van een elektronisch ingediende herroeping onverwijld te bevestigen.
Optionele e-mailbevestiging via een code
Desgewenst kan de module een aanvullende bevestiging van het e-mailadres via een code uitvoeren. De klant ontvangt na het indienen een bevestigingscode per e-mail en kan daarmee zijn adres verifiëren.
De herroeping zelf wordt daarbij al opgeslagen en niet geblokkeerd. De codebevestiging dient als optionele extra zekerheid en verbetert de kwaliteit van de contactgegevens zonder de eigenlijke herroepingsprocedure onnodig te bemoeilijken.
Flexibel instelbare verificatie
Bij gebruik van de optionele e-mailbevestiging kunnen belangrijke parameters rechtstreeks in de module worden ingesteld. Daartoe behoren onder andere de lengte van de bevestigingscode, de geldigheidsduur in minuten en het maximale aantal toegestane controlepogingen.
Daardoor kan de aanvullende verificatie flexibel worden afgestemd op het gewenste beveiligingsniveau en het eigen shopproces.
Eigen herroepingsnummer per dossier
Elke ontvangen herroeping krijgt een uniek herroepingsnummer. Daardoor kunnen vragen, verwerking en communicatie op elk moment aan een concreet dossier worden gekoppeld.
Handige links via een token
Optioneel kunnen beveiligde tokenlinks in e-mails worden gebruikt om dossiers opnieuw te openen of invoervelden gemakkelijk vooraf in te vullen. Dat vereenvoudigt de procedure voor de klant en vermindert de supportinspanning.
Ook bij de optionele e-mailbevestiging kan een directe bevestigingslink met vooraf ingevulde code worden gebruikt. Zo blijft de procedure eenvoudig en tegelijkertijd traceerbaar.
Bescherming tegen spam en misbruik
De module ondersteunt beschermingsmechanismen zoals captcha, honeypot en snelheidslimieten. Zo kan het formulier aanzienlijk beter worden beveiligd tegen geautomatiseerde aanvragen en misbruik.
Statusgebaseerde termijnindicatie met neutrale fallback
MITS Herroepingsknop Pro ondersteunt een flexibele termijnindicatie voor de dagelijkse shoppraktijk. Als basis kan de besteldatum of een vrij ingestelde bestelstatus worden gebruikt. Bij de statusanalyse kun je bepalen of de eerste of de laatste keer dat de status voorkomt als referentie moet worden gebruikt.
Voor de klantweergave kan naar keuze een neutrale melding of een indicatieve weergave van de resterende tijd worden getoond. Als de bepalende status nog niet is bereikt of de gegevens in de shop geen eenduidige conclusie toelaten, gebruikt de module automatisch een terughoudende informatietekst in plaats van een te stellige termijnaanduiding.
Flexibele herroepingstermijnen globaal, per categorie en per artikel
Termijnen kunnen niet alleen globaal, maar ook afzonderlijk per categorie en artikel worden ingesteld. Daarbij ondersteunt de module een begrijpelijke regelhiërarchie met overerving.
Afhankelijk van de behoefte kunnen afzonderlijke regels worden ingesteld op Overerven, vaste termijn, onbeperkt of uitgesloten. Daardoor kan de herroepingsprocedure veel nauwkeuriger worden afgestemd op de productstructuur en interne shopeisen.
Flexibele template-integratie met een handige fallbackstrategie
MITS Herroepingsknop Pro kan flexibel in je shop worden geïntegreerd en bevat al kant-en-klare templatebestanden. Deze standaardtemplates zijn zo opgebouwd dat de module direct klaar is voor gebruik, zonder dat je eerst je shoptemplate hoeft te bewerken.
Tegelijkertijd volgt de module een bijzonder praktische fallbackstrategie: de meegeleverde templatebestanden uit de module dienen als direct bruikbare standaardbasis en kunnen indien nodig heel eenvoudig worden overschreven door eigen bestanden in het actieve shoptemplate. Daardoor is de module direct functioneel en tegelijk maximaal flexibel voor individuele aanpassingen aan je ontwerp of specifieke shopeisen.
De reeds geïntegreerde standaardtemplates zijn bewust uiterst gebruiksvriendelijk, overzichtelijk opgebouwd en gericht op gebruik met zo weinig mogelijk toegankelijkheidsdrempels. Daarmee krijg je ook zonder extra templateaanpassingen een nette, moderne en klantvriendelijke weergave van de herroepingsprocedure rechtstreeks in de shop.
Zwevende herroepingsknop met tal van opties
Daarnaast kan een zwevende herroepingsknop worden gebruikt om de herroepingsfunctie bijzonder snel bereikbaar te houden. Afhankelijk van de inrichting kan deze knop visueel en functioneel aan de shop worden aangepast – bijvoorbeeld wat betreft weergave, tekst, pictogram, plaatsing, zichtbaarheid en link.
Eigen beheergedeelte voor herroepingen en statusbeheer
Alle ontvangen herroepingen worden in een aparte beheerinterface in het beheergedeelte getoond. Daar kunnen dossiers worden gezocht, gefilterd, geopend en verder verwerkt.
Daarnaast is er een eigen beheer voor herroepingsstatussen. Daarmee kunnen verwerkingsstatussen centraal worden beheerd, gesorteerd, in meerdere talen bijgehouden en uitgebreid met individuele e-mailonderwerpen en teksttemplates per status.
Beheerfilter voor onbevestigde e-mailadressen
Als de optionele e-mailbevestiging is ingeschakeld, kunnen onbevestigde dossiers gericht worden gefilterd in het beheergedeelte. Zo ziet je team snel welke herroepingen al zijn geverifieerd en waar nog bevestigingsstappen openstaan.
Markering voor handmatige controle
Dossiers zonder automatische koppeling aan een bestelling kunnen gericht worden gemarkeerd in het beheergedeelte. Zo ziet je team meteen dat handmatige controle of nabewerking nodig is.
Dat zorgt voor duidelijke supportprocessen en voorkomt dat juridisch relevante verklaringen over het hoofd worden gezien of onterecht worden afgewezen.
Achteraf een bestelling koppelen in het beheergedeelte
Als een herroeping aanvankelijk niet automatisch kan worden gekoppeld, kan de passende bestelling achteraf handmatig in het beheergedeelte worden verbonden. Daardoor kunnen ook onduidelijke gevallen zorgvuldig worden afgehandeld en later correct aan een bestelling worden gekoppeld.
Eigen statusbeheer met meertalige templates
Het verwerkingsproces wordt niet alleen weergegeven via vaste statuswaarden, maar via een eigen statusbeheer in het beheergedeelte. Daar kunnen bestaande statussen worden bewerkt, nieuwe worden aangemaakt en de volgorde via sortering aan de eigen werkwijze worden aangepast.
Voor elke status kunnen per taal een eigen statusnaam, een eigen e-mailonderwerp en een eigen e-mailtekst worden beheerd. Daardoor wordt de communicatie in de herroepingsprocedure aanzienlijk gestructureerder, flexibeler en beter aanpasbaar aan het betreffende shopproces.
Meertalige statuscommunicatie rechtstreeks in het shopbeheer
Voor elke verwerkingsstatus kunnen taalafhankelijke namen, e-mailonderwerpen en berichtteksten rechtstreeks in het beheergedeelte worden beheerd. De bewerking gebeurt overzichtelijk per taal in aparte tabbladen en is daardoor ook praktisch bruikbaar bij meerdere actieve shoptalen.
Interne notities en logging
Bij elk dossier kunnen interne notities worden opgeslagen. Daarnaast worden verwerkingsstappen gelogd, zodat wijzigingen en beslissingen ook later nog traceerbaar blijven.
Klantmeldingen met statusafhankelijke e-mailtemplates
Desgewenst kan de klant bij statuswijzigingen automatisch per e-mail worden geïnformeerd. De inhoud kan op basis van de status worden ingesteld: voor elke status kunnen eigen meertalige onderwerpregels en berichtteksten worden opgeslagen.
Zo kunnen bijvoorbeeld ontvangstbevestiging, tussenstand, aanname, afwijzing of afronding van een dossier verschillend worden geformuleerd zonder telkens handmatig nieuwe teksten te hoeven schrijven.
CSV-export en analyse
Herroepingsgegevens kunnen worden geëxporteerd en gebruikt voor interne analyses, opvolging of controlling. Daardoor is de module ook geschikt voor shops met hogere volumes en duidelijke serviceprocessen.
Aanvullende informatie rechtstreeks bij de bestelling
Relevante herroepingsinformatie kan ook zichtbaar worden gemaakt bij de bestellingen in de shop. Dat vergemakkelijkt de koppeling en verbetert het overzicht rechtstreeks in de context van de betreffende bestelling.